I. CZĘŚĆ: SCOUTING
- Zapoznanie się ze scenariuszem (jeśli zostanie dostarczony przez Producenta w wersji PL lub EN) i stworzenie na jego podstawie breakdownu lokacyjnego wraz z opisami lokacji ze scenariusza.
- Wynotowanie z tekstu scenariusza lub innych dostarczonych przez Producenta materiałów wszelkich ważnych w kontekście obiektów zdjęciowych informacji (np. pościg ulicami zatłoczonej metropolii, długość dialogu w walk&talk vs lokacja, etc.)
- Przeprowadzenie wstępnych rozmów ze zleceniodawcą (Producentem), dzięki którym może poznać niezbędne do dalszych prac informacje.
- Określenie wraz z Producentem osoby/osób z którymi współpracuje w tym etapie produkcji.
- Współpraca ze scenografem (lub innymi twórcami) na etapie researchu oraz poszukiwania lokacji.
- Przygotowanie wstępnych propozycji lokacji do projektu (moodboard lokacyjny) w miarę możliwości z uwzględnieniem późniejszej logistyki (mapy, przejazdy, baza hotelowa, etc.).
- Wstępne oszacowanie czasu i kosztów niezbędne do przeprowadzenia scoutingu (dni pracy prep, scoutingu, przejazdów, hoteli, etc.).
- Wyszukanie odpowiednich do projektu lokacji filmowych poprzez research a następnie scouting lokacji (poszukiwanie lokacji w terenie).
- Stworzenie wnikliwej dokumentacji fotograficznej proponowanych lokacji (lub foto/wideo/drone jeśli zostanie zdiagnozowana taka potrzeba potwierdzona następnie przez Producenta). W dokumentacji znajdą się zarówno materiały obiektywnie pokazujące obiekt jak również ukazujące zagrożenia, tło, reverse angles, ewidentne ograniczenia a realizacja założeń/koncepcji artystycznych Twórców. Wśród materiałów mogą się znaleźć sugestie twórcze w zakresie potencjalnego wykorzystania lokacji z uwzględnieniem potrzeb scenariuszowych.
- Katalogowanie, obróbka i odpowiednie nazwanie materiałów ze scoutingu niezwłocznie po zakończonym dniu chyba, że specyfika projektu wymusza inny model pracy.
- Zebranie i przekazanie Producentowi wszelkich uwag mogących wpłynąć na prace filmowe w danej lokacji.
- Wysłanie zamówionych materiałów w umówionym terminie lub poinformowanie z odpowiednim wyprzedzeniem o opóźnieniu i obiektywnych jego powodach.
- Na ile to możliwe, pozyskanie danych kontaktowych do dysponenta lokacji wraz z wstępną zgodą na zdjęcia i (jeśli się da oraz jeśli to dobry moment) orientacyjny koszt wynajmu.
II. CZĘŚĆ: DOKUMENTACJE REŻYSERSKIE. SCENOGRAFICZNE, DOKUMENTACJA TECHNICZNA
- Przygotowanie i organizacja dokumentacji Twórców/Producentów w wybranych przez nich obiektach.
- Stworzenie precyzyjnego plany pracy na dokumentację przewidującego czasy przejazdów i miejsca posiłków.
- Umówienie lokacji wg ww. czasów i wytycznych Producenta oraz w miarę możliwości wypracowanie modelu w którym w części lokacji można płynnie zmieniać godziny oraz spędzony czas tak aby dostosować go do miejsc, które dostępne są tylko w określonych godzinach i dniach.
- Pozostawanie w ciągłym kontakcie z dysponentem lokacji, tak aby mieć pewność, że ekipa nie zastanie “zamkniętych drzwi”.
- Przygotowanie z wyprzedzeniem planu awaryjnego w przypadku kiedy wypadek losowy uniemożliwi otwarcie lokacji na czas bądź dokumentacja opóźni się/przyspieszy.
- Koordynowanie sprawności przejazdów (busy, wskazówki, przejazdy pomiędzy lokacjami, możliwości wjazdów, parkingów).
- Oprowadzenie uczestników dokumentacji po obiektach, ze szczególnym uwzględnieniem miejsc niezbędnych do realizacji założeń scenariuszowych.
- Kontrolowanie czasu spędzonego w każdej lokacji oraz tempa w jakim toczą się prace.
- Pozyskiwanie niezbędnego do dalszych prac feedbacku (opinii i wskazówek) od uczestników.
- Nawiązanie dobrych relacji z dysponentem/opiekunem lokacji wraz pośrednictwem pomiędzy potrzebami twórców filmowych a realiami/ograniczeniami/wytycznymi wynikającymi ze specyfiki danego obiektu zdjęciowego.
- Wskazanie pionowi produkcji (koordynator /kier. prod./ wskazany asystent prod.) lokali gastronomicznych gdzie ekipa będzie mieć przerwy na posiłki (w tym przerwy kawowe, lunche, obiady, kolacje) w celu umówienia szczegółów i rezerwacji. W przypadku małych grup do 6 osób – najczęściej we wczesnym stadium projektu – to Wykonawca po wcześniejszym porozumieniu się z Producentem może być odpowiedzialny za rezerwację i organizację przerw na posiłki. Jednak nie może to się odbyć kosztem realizacji głównych zadań opisanych w ust. 6-10 powyżej.
III. CZĘŚĆ: PRZYGOTOWANIA (PREP) DO PLANU ZDJĘCIOWEGO
- Ustalenie zakresu rzeczowego budżetu lokacji.
- Oszacowanie kosztów lokacji (estymacja do budżetu producenta).
- Stworzenie budżetu kosztów lokacyjnych na cały projekt (z uwzględnieniem kosztów lokacji jak i uzgodnionych z Producentem kosztów pobocznych).
- Wyszukanie i organizująca miejsc niezbędnych dla logistyki planu filmowego na lokacjach: baza socjalna filmu (unit base), miejsca i parkingi dla techniki filmowej, przejazdy.
- Inne obiekty np. sale prób, przymiarek, pomieszczenia dla statystów, magazyny innych pionów, mogą być wyszukiwane przy czynnym udziale LM tylko wtedy jeśli nie wpłynie to na wykonanie podstawowych obowiązków.
- Przekonanie dysponentów wybranych lokacji do zgody na zdjęcia.
- Wynegocjowanie zgód i procedowanie umów z obiektami oraz niezbędną do realizacji zdjęć infrastrukturą drogowo-parkingową.
- Dbanie o możliwość dostępu do lokacji w trakcie prac przygotowawczych do filmu z uwzględnieniem możliwości i wytycznych płynących ze strony dysponenta lokacji.
- Rozpoznanie, analiza i przedstawienie scenariuszy możliwych działań wobec zdiagnozowanych zagrożeń jakie mogą grozić na lokacji (dźwięki, ruch uliczny, pobliska infrastruktura, etc.)
- Analiza i przedstawienie możliwości do akceptacji Producenta i odpowiednich Szefów Pionów w zakresie rozmieszczenia infrastruktury i ekwipunku filmowego (np. podnośniki, agregaty, etc.).
- Sprawdzenie możliwości logistycznych w obrębie lokacji (dodatkowe pomieszczenia niezbędne do obsługi planu filmowego).
- Organizacja niezbędnych pozwoleń, w tym określenie niezbędnego minimalnego czasu na rozpoczęcie każdej z procedur, po przekroczeniu którego Wykonawca nie gwarantuje uzyskania ww. pozwoleń (w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i miejscowych rozporządzeń, uchwał i innych przepisów).
- Organizacja niezbędnego dla ekipy filmowej miejsca na parkingi – z uwzględnieniem panujących możliwości i warunków. Jeśli nie ma takich warunków – zaprojektowanie i przedstawienie do akceptacji Producentowi możliwości i kosztów zbudowania niezbędnej infrastruktury (drogi tymczasowe, parkingi, etc.).
- Przeprowadzenie audytu lokacji pod kątem możliwych uszkodzeń w trakcie przygotowań do filmu, zdjęć filmowych, degaży (wrapu) oraz w porozumieniu z innymi pionami organizacja odpowiedniego zabezpieczenia lokacji.
- Organizacja nadzoru bądź osobisty nadzór ekipy w trakcie prac przygotowawczych (prep), z prawem do zatrzymania prac jeśli członkowie ekipy przekraczają ustalone wcześniej i przekazane zapisy Umów, wytyczne, ograniczenia związane z daną lokacją.
- Reagowanie na bieżąco na wszelkie uwagi, problemy, zdarzenia jakie wynikają codziennie w trakcie prac przygotowawczych.
- Organizacja zgód i możliwości dojazdów, dostaw, transportów do lokacji, w tym określenie granicznych parametrów dopuszczonych do wjazdu na teren obiektu pojazdów (DMC, wysokość, długość, prześwit).
- Organizacja odpowiedniej obsługi technicznej niezbędnej ze strony lokacji do przeprowadzenia zdjęć. Przekazanie kontaktów operacyjnych do ww. kierownikowi planu lub innym wskazanym przez Producenta członkom ekipy filmowej.
IV. CZĘŚĆ: PLAN FILMOWY
- Organizacja współpracy pomiędzy lokacją a produkcją.
- Dbanie o dobre relacje z decydentami, właścicielami lokacji, samorządami lokalnymi, mieszkańcami, służbami, etc.
- Analiza i wprowadzenie niezbędnych rozwiązań pod kątem zabezpieczenia obiektów oraz organizacja niezbędnych usług w zakresie ppoż, ochrona, karetka, zabezpieczenie wodniackie, etc – w zależności od specyfiki lokacji oraz ustaleń z Producentem.
- Stworzenie map logistycznych lokacji i infrastruktury wokół lokacji (drogi dojścia, przejazdów do i po lokacji) wraz z sugerowanym rozmieszczeniem najważniejszych elementów planu filmowego.
- Udzielenie wskazówek unit base managerowi w zakresie organizacji zaplecza filmowego oraz przygotowanie niezbędnej przestrzeni i możliwej do uzyskania infrastruktury (przył. prądu, przył. wody, ścieki).
- Zaplanowanie, organizacja oraz przekazanie koordynatorowi produkcji ( koordynatorowi lokacji jeśli jest zatrudniony w projekcie) lub base camp managerowi niezbędnych danych / kontaktów w zakresie odbioru nieczystości, śmieci, dostaw wody na lokację i na unit base.
- Organizacja oświetlenia roboczego i ewakuacyjnego na lokacjach w zakresie ustalonym z Producentem.
- Zaplanowanie (w porozumieniu z dysponentem lokacji) wespół z kierownictwem produkcji i szefami pionów twórczych sposobu i zakresu przeprowadzania prac filmowych w obiekcie tak, aby zdjęcia mogły zostać zrealizowane wg wytycznych zapisanych w umowie najmu oraz z poszanowaniem środowiska naturalnego i mieszkańców.
- Egzekwowanie od stron zapisów umów najmu z prawem wstrzymania/zatrzymania prac filmowych jeśli prace grożą zerwaniem umowy.
- Przeprowadzenie odbioru lokacji przed wejściem ekipy.
- Stworzenie lub zlecenie sporządzenia szczegółowej dokumentacji foto-film ze stanów obiektów przed przejęciem Lokacji i wejściem ekipy..
- Uprzedzenie wszelkich służb (policja, straż miejska, wojsko, straż pożarna, centra kryzysowe, etc.) przed planowanymi zajęciami, które mogą wzbudzić zaskoczenie i nerwowe reakcje mieszkańców, służb.
- Diagnoza i przekazanie wytycznych w zakresie bezpieczeństwa pracy w danej lokacji, reguł panujących w obiekcie, zasad i innych wytycznych mogących wpłynąć na bezpieczeństwo prac ekipy filmowej w danej lokacji.
- Organizacja prac pionu lokacji w trakcie zdjęć filmowych.
- Otwieranie i zamykanie lokacji przed i po dniu zdjęciowym lub nadzór nad pracą asystentów lokacji za to odpowiedzialnych.
- Diagnoza potrzeby osobistego uczestnictwa w zdjęciach (szczególnie w trudnych realizacyjnie sytuacjach: zdjęcia niebezpieczne, zaangażowanie służb mundurowych, zdjęcia w lub w okolicy infrastruktury krytycznej, etc.) oraz jeśli sytuacja tego wymaga – osobisty nadzór przebiegu dnia zdjęciowego.
- Przekazanie wytycznych wszystkim pionom odn. ograniczeń, możliwości, zakazów panujących w danej lokacji.
- Pomoc w organizacji dodatkowych przestrzeni dla ekipy filmowej, w tym innych pionów w zakresie: wyszukania i przekazania kontaktów operacyjnych do dalszych prac koordynatorowi/kierownikowi produkcji. W zakresie w którym nie ogranicza to realizacji podstawowych obowiązków Wykonawcy opisanych w ust. 1-17 i 19-20 Części IV Załącznika.
- Analiza dokumentacji otrzymywanej od Produkcji pod kątem możliwych nieścisłości i błędów logistycznych (plany pracy, kalendarze).
- Odpowiadanie na bieżąco na obfitą korespondencję z lokacjami, urzędami, zarządami, władzami lokalnymi, etc.
V. CZĘŚĆ: ZAKOŃCZENIE PROJEKTU
- Przeprowadzenie zdania obiektu po pracach filmowych wraz z wykonaniem dokumentacji fotograficznej szkód (jeśli zaistnieją).
- Analiza i organizacja naprawy szkód, wymiany uszkodzonych elementów wyposażenia lub pozyskanie i wyegzekwowanie od producenta zadośćuczynienia finansowego (w zakresie czasowym ustalonym z Producentem). Jeżeli czynności te przekroczą ustalone z Producentem ramy czasowe, dalsze prace mogą się toczyć tylko po uprzednim pisemnym (mailowym) uzgodnieniem tych prac z Producentem.
- Skompletowanie niezbędnej dokumentacji prac filmowych wraz z jej właściwym skatalogowaniem (Umowy, porozumienia, pisma, decyzje, ustalenia, dokumenty fiskalne).
- Sprawdzenie stanu płatności za wszystkie należności związane z lokacjami.
- Przekazanie dokumentacji produkcji po uprzednim wykonaniu kopii zapasowej WSZYSTKICH dokumentów.
